La présente politique de confidentialité explique la manière dont GHD1, ses entités liées et sociétés affiliées (collectivement, « GHD ») recueillent, utilisent et conservent, dans le cadre de leurs activités, des renseignements personnels provenant d’employés, de demandeurs d’emploi, d’entrepreneurs, de clients, de fournisseurs et d’autres personnes (« vous », « votre » ou « vos » dans la présente politique de confidentialité).
GHD respecte et soutient votre droit à la protection de la vie privée. GHD reconnaît les lois et règlements locaux applicables et les normes de protection des données pertinentes en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au stockage et au transfert des renseignements personnels de particuliers.
La présente Politique de protection de la vie privée explique en détail les pratiques que nous avons adoptées afin de protéger votre vie privée, pour vous permettre de comprendre notre manière de gérer vos « renseignements personnels », tout « renseignement personnellement identifiable » et toute « donnée à caractère personnel » (selon la définition attribuée à ce terme dans le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne ou « RGPD ») (collectivement appelés « renseignements personnels » dans la présente Politique de protection de la vie privée) que vous nous confiez.
La présente Politique de protection de la vie privée indique également comment vous pouvez communiquer avec nous au sujet de vos renseignements personnels et, si vous en faites la demande, comment retirer votre consentement à la présente Politique de protection de la vie privée, limiter l’utilisation de renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou les modifier.
En nous fournissant des renseignements personnels à votre sujet par l’entremise de notre site Web, de toute page Web de GHD ou autrement, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au stockage et au transfert de ces renseignements personnels conformément aux conditions énoncées dans la présente Politique. Si, à tout moment, vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au stockage et au transfert de vos renseignements personnels conformément à notre Politique de protection de la vie privée, vous pouvez le faire en communiquant avec nous (voir la section Comment communiquer avec nous, plus loin) ou en cessant immédiatement de fournir tout autre renseignement personnel vous concernant à GHD par l’entremise de son site Web ou autrement.
Réponse à la COVID-19
Dans le but de protéger la santé de nos employés sur les lieux de travail (qu’il s’agisse de GHD, de ses clients ou d’autres tiers), de remplir notre devoir de diligence envers les invités dans nos locaux ou de respecter les exigences similaires de tiers tels que nos clients, GHD peut, en lien avec la COVID-19, et sous réserve des exigences de la loi applicable, recueillir et utiliser les des renseignements personnels de nature délicate de nos employés, sous-traitants et invités, y compris, mais sans s’y limiter, leur statut vaccinal, leur température, s’ils présentent des symptômes de type grippal ou d’autres symptômes connexes, s’ils ont été en contact avec une personne infectée par la COVID 19 ou s’ils ont voyagé dans une zone à risque élevé. Les renseignements personnels raisonnablement nécessaires à la prévention ou à la gestion de la COVID 19 sur le lieu de travail et au respect des exigences législatives et réglementaires et autres directives et ordres de santé publique peuvent être recueillis, utilisés, stockés ou divulgués. De même, afin d’obtenir et de satisfaire les ententes commerciales avec ses clients, GHD peut être tenue, dans certaines juridictions, de fournir à ses clients certains de ces renseignements personnels concernant ses employés ou ses sous-traitants.
Ces renseignements personnels seront gérés conformément à la présente politique et à toute exigence législative applicable, et ne seront divulgués qu’aux personnes qui doivent y avoir accès aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Le but premier de la collecte de ces renseignements supplémentaires est de veiller à ce que les précautions nécessaires soient prises à l’égard de cette personne et de toute autre personne, de répondre aux exigences législatives et réglementaires et aux autres directives et ordres en matière de santé publique et, le cas échéant, d’obtenir et de satisfaire les ententes commerciales avec les clients.
[Dans la plupart des provinces et territoires, une exemption à toute exigence de consentement à la collecte et à l’utilisation est autorisée en cas de risque grave pour la santé ou la sécurité d’une personne. GHD se conformera aux directives obligatoires relatives à la COVID 19 émises par un organisme de réglementation compétent.]
Vue d’ensemble de la présente Politique
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1. Quand recueillons et conservons-nous des renseignements personnels? |
Un renseignement personnel est tout renseignement pouvant être utilisé afin de vous identifier (directement ou indirectement) et pouvant être recueilli directement auprès de vous, par un tiers auquel vous avez donné votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient divulgués, ou encore par une agence de crédit, un organisme gouvernemental ou un organisme de droit public. Nous recueillons et stockons les renseignements personnels (ce qui comprend les noms, les numéros de téléphone, l’adresse, l’adresse courriel, la profession, la formation et les qualifications, etc.) dans plusieurs contextes, notamment :
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2. Que faisons-nous avec les renseignements personnels? |
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Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à l’une ou l’autre des fins suivantes :
À titre d’exemple, l’un des principaux objectifs du site Web de GHD est de fournir des informations sur qui nous sommes, ce que nous faisons et nos capacités professionnelles locales et mondiales. Il se peut que nous recueillions des renseignements personnels pour mettre à jour notre site Web et afin de fournir des informations pertinentes sur GHD, nos services, notre personnel clé dans nos régions ou nos capacités dans une variété de contextes. |
| 3. Raisons pour lesquelles nous pourrions communiquer ou divulguer vos renseignements personnels |
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Tout en se conformant en tout temps à la présente Politique de protection de la vie privée et en accordant une importance primordiale à la protection de vos renseignements personnels, GHD pourrait communiquer ou divulguer vos renseignements personnels dans certaines situations, notamment :
Voici quelques exemples :
Les renseignements personnels des employés de GHD et les dossiers d’emploi ou dossiers du personnel sont stockés de façon sécurisée et utilisés dans le territoire où ils sont recueillis et pertinents pour l’employé en question. Si nous divulguons vos renseignements personnels à un bureau situé dans un autre pays que celui dans lequel ils ont été recueillis, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour assurer un niveau de protection des données au moins aussi protecteur que celui exigé par le RGPD de l’Union européenne, qui offre des niveaux élevés de protection des renseignements personnels. Nous demanderons également à tout employé, sous-traitant ou mandataire de GHD qui se trouve en dehors de votre territoire et à qui nous transférons des renseignements vous concernant de garantir un niveau de protection des données similaire à celui exigé par le RGPD de l’Union européenne lorsqu’il s’agit de protéger vos renseignements personnels. GHD n’utilisera, ne communiquera et ne divulguera pas vos renseignements personnels ayant été recueillis dans un but particulier dans un but secondaire (auquel vous ne pourriez pas vous attendre raisonnablement) sans votre consentement, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise, ou à moins d’y être contrainte pour des raisons légales légitimes par une autorité gouvernementale ou un organisme d’application de la loi. GHD doit solliciter un consentement supplémentaire de votre part pour utiliser ou conserver vos renseignements personnels autrement que de la manière indiquée dans la présente Politique de protection de la vie privée, et vous pouvez choisir de retirer ce consentement en tout temps en communiquant avec nous (de la façon décrite ci-dessous). Vos renseignements personnels ne sont jamais communiqués, vendus, loués ou autrement divulgués, sauf lorsqu’exigé par la loi ou avec votre consentement. |
| 4. Marketing et communications |
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GHD possède une culture axée sur le service à la clientèle. Pour cette raison, nous pourrions vous transmettre des documents de marketing ou des informations qui, selon nous, peuvent être pertinents ou intéressants pour vous ou pour votre secteur d’activité, ou vous fournir des détails sur nos plus récents services dont vous pourriez bénéficier. Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir toute communication de notre part (autre que celles qui sont exigées dans le cadre de nos activités, par exemple concernant le paiement des comptes), ou changer vos préférences en matière de communication de marketing. Les documents de marketing ou de communication électroniques contiendront un lien de désabonnement ou des instructions vous permettant de vous retirer de la liste de destinataires ou de modifier vos préférences. Vous pouvez également communiquer directement avec nous au sujet de notre marketing et de nos communications aux coordonnées ci dessous. 4.1 Résidents de la Californie et marketing direct |
| 5. Comment utilisons-nous les « témoins », les « fichiers journaux », l’analytique des données et d’autres technologies similaires? |
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5.01 Témoins Un « témoin » (ou cookie) est un petit fichier de données qui est placé sur votre ordinateur ou autre appareil pour permettre à un site Web de vous reconnaître en tant qu’utilisateur lorsque vous revenez sur le site Web en utilisant le même ordinateur et le même navigateur Web, soit pour la durée de votre visite (un « témoin temporaire »), soit pour des visites répétées (un « témoin persistant »). D’autres fichiers de nature similaire fonctionnent de la même manière et nous utilisons le mot « témoin » dans la présente Politique de protection de la vie privée pour désigner tous les fichiers qui recueillent des renseignements de cette manière. Vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur; pour ce faire, veuillez vous référer aux options ou aux instructions de votre navigateur. Si vous désactivez les témoins, cela risque d’influencer le fonctionnement de votre navigateur. Pour de plus amples informations sur les témoins, visitez le : www.allaboutcookies.org. 5.2 Fichiers journaux Un fichier journal ou journal est un document produit automatiquement et horodaté où sont consignés les événements relatifs à un système donné. À partir des fichiers journaux du serveur, un administrateur peut connaître le nombre de visiteurs, les domaines dont ils proviennent, le nombre de demandes pour chaque page et les tendances d’utilisation. 5.3 Analytique des données (comme Google AnalyticsMC) et autres technologies Le site Web de GHD situé au http://www.ghd.com utilise des fichiers journaux et Google AnalyticsMC. Nous pouvons enregistrer automatiquement des adresses IP (c.-à-d. les adresses électroniques des ordinateurs connectés à Internet) afin d’analyser les tendances, d’administrer le site, d’analyser les habitudes des utilisateurs et de rassembler des données démographiques générales. Nous pouvons recueillir et utiliser des données relatives à l’emplacement géographique de votre ordinateur ou de votre appareil Internet mobile. Nous les utilisons afin de fournir des informations spécifiques à votre pays et à votre région. Les renseignements recueillis ne sont pas des « renseignements personnels » et ne permettent pas de vous identifier. Ils ne sont utilisés que pour aider GHD à optimiser le contenu et l’efficacité de notre site Web. 5.4 Stockage local HTML5 Le stockage local HTML5 est utilisé pour stocker des informations localement et survit aux sessions du navigateur. Son principal objectif dans le site Web de GHD est d’enregistrer automatiquement les adresses IP pour permettre le chargement des sites Web spécifiques à une région. De nombreux navigateurs Internet vous permettent de désactiver le stockage local HTML5 ou de supprimer les informations contenues dans le stockage local HTML5 à l’aide des paramètres du navigateur. |
| 6. Liens vers des sites Web de tiers |
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Les sites Web que nous exploitons peuvent contenir des liens vers d’autres sites Web exploités par des tiers. Bien que GHD s’efforce de ne lier que les sites Web qui partagent nos normes élevées et notre respect de la vie privée, nous ne faisons aucune représentation ou garantie à l’égard des pratiques en matière de vie privée de tout site exploité par un tiers et ne pouvons être tenus responsables des politiques de vie privée, du contenu ou de la sécurité des autres sites. La présente Politique de protection de la vie privée ne s’applique pas aux sites Web liés. Si vous accédez à des sites Web liés à notre site Web ou si vous leur transmettez des renseignements, les exploitants de ces sites Web peuvent recueillir vos renseignements conformément à leurs propres politiques de protection de la vie privée, qui peuvent différer de la nôtre. Vous devez consulter les politiques relatives à la protection de la vie privée, aux « témoins » et autres politiques affichées sur ces sites Web pour savoir comment vos renseignements personnels pourraient être utilisés et stockés. |
| 7. Sécurité des données |
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Nous prendrons toutes les mesures raisonnables, de même que les mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour préserver la sécurité de tous les renseignements personnels que nous recevons de votre part et les protéger contre la perte, l’utilisation malveillante, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification. Nous utilisons diverses techniques sécuritaires pour entreposer et protéger vos renseignements, ce qui comprend les systèmes de TI sécurisés et pare-feu de GHD. Tout transfert numérique de renseignements personnels est sécurisé par une série de méthodes de sécurité. GHD revoit constamment ses technologies et ses pratiques en matière de sécurité de l’information. Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement lorsque nous jugerons cela nécessaire pour l’une des fins auxquelles vous les avez divulgués. S’il n’est plus nécessaire de conserver vos renseignements personnels, nous prendrons les mesures raisonnables pour détruire ou anonymiser vos renseignements personnels en toute sécurité, si nécessaire. |
| 8. Comment peut-on accéder aux renseignements et les corriger? |
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Dans certaines circonstances, vous pourriez avoir le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de demander la suppression de renseignements personnels de nos dossiers et de faire modifier des renseignements inexacts ou désuets. Par exemple, les personnes de l’Union européenne ont le droit, en vertu du RGPD, de demander que soient supprimés ou effacés leurs renseignements personnels lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Veuillez soumettre une demande au bureau de GHD concerné, à l’agent interne de l’intégrité ou encore par le biais du lien Nous joindre de notre site Web, et nous répondrons à votre demande dans le respect de la loi applicable. Pour des raisons de sécurité, nous vous demanderons de confirmer votre identité pour nous assurer de ne pas donner de renseignements à la mauvaise personne, ou de ne pas modifier ou supprimer vos renseignements personnels sans votre consentement explicite. S’il n’existe pas d’obligation légale ou réglementaire applicable pour GHD de répondre à votre demande, GHD y répondra à sa discrétion. |
| 9. Renseignements des enfants |
Les sites Web et les services de collaboration hébergés par GHD ou par des tiers au nom de GHD sont destinés à être utilisés par des adultes et par des personnes morales intéressées par GHD et ne sont pas destinées à des enfants. Si GHD devait recueillir des renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans, la collecte serait limitée au consentement d’un parent ou d’un tuteur. |
| 10. Avis de violation de données |
Dans le cas très improbable d’une violation de données, GHD agira promptement pour se conformer aux lois locales applicables. Selon les exigences des lois applicables, lorsqu’il est raisonnablement prévisible qu’une personne subira des préjudices graves en raison d’un accès non autorisé ou d’une divulgation de renseignements personnels, et que GHD n’a pas été en mesure de prévenir le risque de préjudice grave au moyen de mesures correctives, l’organisme de réglementation compétent et, si possible, la personne concernée seront avisés sans retard injustifié. Cet avis comprendra des informations telles que la nature de la violation, les renseignements personnels possiblement concernés, les mesures prises pour remédier à la violation (y compris pour réduire les conséquences négatives), et les coordonnées des personnes auprès desquelles les personnes concernées peuvent obtenir des informations supplémentaires. |
| 11. Futurs changements à notre Politique de protection de la vie privée |
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Votre vie privée est importante pour nous et GHD s’engage à ce que ses pratiques en matière de vie privée soient à jour par rapport aux meilleures pratiques en vigueur et aux modifications apportées aux lois, aux règlements ainsi qu’aux normes et technologies de protection des données locales. Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons modifier notre Politique de protection de la vie privée de temps à autre et nous vous en aviserons en publiant une version mise à jour de notre Politique de protection de la vie privée sur notre site Web. La politique modifiée s’appliquera entre nous à partir du moment où elle sera publiée sur notre site Web. Le présent document représente la Politique de protection de la vie privée de GHD en date du 20 décembre 2021. |
| 12. Comment communiquer avec nous |
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Si vous avez des questions au sujet de notre Politique de protection de la vie privée, si vous souhaitez retirer votre consentement à cette dernière ou si vous souhaitez formuler une plainte concernant notre façon de traiter votre vie privée ou vos renseignements personnels, veuillez contacter un bureau de GHD de votre région, utiliser le lien « Nous joindre » de notre site Web ou contacter notre agent interne de l’intégrité aux coordonnées ci-dessous. Toute préoccupation ou plainte légitime fera l’objet d’une enquête et d’une réponse conformément à la législation locale. Agent interne de l’intégrité (Integrity Officer) Si vous n’êtes pas satisfait d’une réponse obtenue, en fonction de votre lieu de résidence, vous pourriez avoir la possibilité de soumettre votre plainte à un organisme de réglementation compétent en matière de protection de la vie privée. Nous fournirons des informations sur un organisme de réglementation compétent sur demande. |