La révision de la modernisation permet une économie projetée de 580 000 $ grâce à la collaboration
En bref
Le Conseil municipal de l’innovation (MIC) est un organisme de collaboration comprenant les membres de huit municipalités du sud-ouest de l’Ontario, au Canada. L’objectif premier du MIC est d’aider les membres de la municipalité des paliers supérieur et inférieur en définissant et en mettant en œuvre de façon collaborative des occasions et des recommandations pour améliorer les capacités de prestation de services, ainsi qu’améliorer l’expérience des résidents et des autres intervenants de la communauté.
Le MIC avait besoin des services d’un partenaire de confiance pour l’aider à trouver des occasions conjointes sur lesquelles les membres des municipalités pouvaient travailler ensemble pour leurs initiatives de transformation numérique, en examinant leurs besoins présents et futurs.
Le défi
Le MIC et les membres des municipalités voulaient évaluer le rôle des technologies numériques et de l’information dans chacune des municipalités pour déterminer les possibilités de collaboration, qui pourraient mener à de potentiels gains d’efficacité et économies de coûts. Il y avait un besoin d’équilibrer les investissements, surtout dans les plus petites municipalités, qui étaient confrontées à des contraintes liées aux ressources humaines, technologiques et financières.
Les principaux objectifs définis ont aidé à déterminer les occasions et évaluer les solutions pour les membres des municipalités du MIC afin d’examiner conjointement les sujets suivants :
- la consolidation et la coordination des dépenses en services numériques et informatiques entre les municipalités;
- les mises à niveau technologiques nécessaires;
- les modèles améliorés de prestation de services numériques et informatiques (par exemple, un modèle de services partagés);
- les espaces critiques dans les services numériques et informatiques (par exemple, la cybersécurité et la reprise après sinistre).
Nos solutions
GHD Services numériques a proposé une approche stratégique, innovante et centrée sur l’humain pour aider le MIC et ses membres à atteindre les résultats souhaités. D’abord, nous avons réalisé un examen détaillé de l’état actuel de l’infrastructure numérique et informatique de notre client. Ceci incluait l’évaluation de ses capacités opérationnelles et sa maturité numérique connexe, des modèles de prestation de services, et des coûts de base pertinents.
Notre équipe a collaboré avec le client en adoptant une approche en trois phases :
1. Élaboration et découverte de la vision
- Nous avons mené des entrevues avec les responsables et les membres du personnel de huit municipalités afin de comprendre l’état actuel des services numériques et informatiques de chaque organisation.
- Un atelier a été effectué avec le MIC, les directeurs de l’administration et les responsables et membres du personnel des technologies de l’information de chacune des municipalités afin d’établir une vision commune de la modernisation numérique et des services numériques et informatiques.
- Une évaluation de la maturité numérique et informatique à l’échelle de l’entreprise a été effectuée dans l’ensemble des municipalités, notamment en mettant l’accent sur les occasions de services partagés, d’approvisionnement, de cybersécurité et de reprise après sinistre.
2. Élaboration et recommandations de l’état futur
- Nous avons mis au point et validé l’état futur de notre client afin d’atteindre la vision commune et le score de maturité désiré concernant ses technologies numériques actuelles.
- Des séances de travail sur l’état futur ont été effectuées avec l’équipe de projet et les intervenants pertinents, en tirant avantage d’approches innovantes et de pensée créative pour élaborer les recommandations finales qui abordent les besoins humains des municipalités (c.-à-d., les besoins des résidents, des membres du personnel et des autres intervenants) ainsi que les besoins opérationnels globaux de diverses organisations.
- Pour chaque occasion de développement prioritaire, une analyse d’options a été effectuée pour s’entendre sur l’option et la voie à suivre idéales.
3. Élaboration de la feuille de route et analyse des réductions de coûts
- Nous avons créé une feuille de route conjointe pour la modernisation numérique, et des services numériques et informatiques, afin de clarifier davantage les initiatives, l’ordonnancement et la durée. Cette feuille de route a été appuyée par notre analyse de réduction des coûts, qui projetait une économie totale de plus de 580 000 $ CA au cours des cinq prochaines années.
- Une présentation et un rapport final ont été élaborés pour résumer les résultats clés.
L’impact
Par l’entremise de notre étroite collaboration avec le MIC et les membres des municipalités, nous avons cocréé une feuille de route réalisable pour les aider à implanter stratégiquement les recommandations proposées au cours des prochaines années. Ceci inclut les recommandations de continuer à collaborer de façon proactive, partager les connaissances et les ressources dans la mesure du possible, et établir un paysage numérique simplifié dans l’ensemble de leurs organisations pour soutenir un modèle potentiel de services partagés.
Cette approche en trois phases a aidé à augmenter la maturité numérique collective du groupe, donnant la possibilité à chaque organisation d’utiliser des technologies modernes et intégrées qui lui permettront de mieux servir et créer de la valeur pour ses résidents, ses employés et ses autres intervenants.